Eigene Agents erstellen
Was sind Agents?
Agents sind spezialisierte „Mini-Copilots” mit eigenen Anweisungen und Wissensquellen. Während der normale Copilot ein Allrounder ist, kannst du Agents für bestimmte, wiederkehrende Aufgaben trainieren.
Für Schumm & Rösch zum Beispiel:
- Ein Angebots-Assistent, der eure Vorlagen und Preislisten kennt
- Ein Projektprotokoll-Ersteller, der immer das richtige Format nutzt
- Ein E-Mail-Assistent, der in eurem Corporate Style schreibt
In 10 Minuten deinen ersten Agent erstellen
Schritt 1: Agent-Erstellung starten
Öffne Microsoft 365 Copilot (copilot.microsoft.com) und klicke auf „Agent erstellen” bzw. „Create Agent” in der rechten oberen Ecke.
Schritt 2: Zweck und Tonalität beschreiben
Gib dem Agent klare Anweisungen. Je präziser, desto besser.
Beispiel für einen Protokoll-Agent:
„Erstelle Projektprotokolle für Bürodesign-Projekte bei Schumm & Rösch. Ton: professionell und strukturiert. Nutze immer diese Abschnitte: Projektziel, Teilnehmer, Beschlüsse, nächste Schritte, offene Punkte. Formatiere als übersichtliche Liste.”
Schritt 3: Wissensdatenbank hinzufügen
Das macht deinen Agent besonders nützlich – gib ihm Zugang zu relevantem Wissen:
- Dokumente hochladen: Vorlagen, Standard-Protokolle, Preislisten
- SharePoint-Ordner: Verknüpfe projektrelevante Ordner
- Websites: z.B. schumms.com für Firmeninfos
Schritt 4: Testen & verfeinern
Probiere deinen Agent aus:
„Erstelle ein Protokoll für den gestrigen Termin mit TS Steel Trade. Themen waren: Raumkonzept Erdgeschoss, Möbelauswahl und Zeitplan.”
Wenn das Ergebnis nicht perfekt ist, passe die Anweisungen an:
„Füge immer den Budget-Status als eigenen Abschnitt hinzu.”
Schritt 5: Mit dem Team teilen
Wenn dein Agent gut funktioniert, kannst du ihn mit Kollegen teilen. So profitiert das ganze Team.
Praxis-Ideen für Schumm & Rösch
| Agent | Beschreibung | Nutzen |
|---|---|---|
| Angebots-Generator | Kennt Projektinfos + Preisliste, erstellt Angebotsentwürfe | Angebote 70% schneller |
| E-Mail-Assistent | Schreibt in Corporate Language, kennt übliche Formulierungen | Einheitliche Kommunikation |
| Recherche-Agent | Findet Material- und Möbelinformationen, vergleicht Optionen | Schnellere Materialrecherche |
| Onboarding-Bot | Beantwortet Fragen neuer Mitarbeiter zu Prozessen und Tools | Entlastung bei Einarbeitung |
| Meeting-Vorbereiter | Erstellt Agenden basierend auf Projektstand und offenen Punkten | Strukturiertere Meetings |
Wichtige Hinweise
Datenschutz beachten:
- Agents lernen aus den Dokumenten, die du ihnen gibst
- Lade keine vertraulichen Kundendaten hoch, die nicht in Microsoft 365 sein sollten
- Agents bleiben innerhalb eurer Microsoft-365-Umgebung – externe haben keinen Zugriff
Best Practices:
- Starte mit einem einzigen, klar definierten Zweck pro Agent
- Teste gründlich bevor du den Agent mit dem Team teilst
- Aktualisiere die Wissensdatenbank regelmäßig (z.B. neue Preisliste)
- Sammle Feedback von Kollegen und verbessere den Agent kontinuierlich
Im nächsten Kapitel findest du 5 Quick Wins – sofort umsetzbare Anwendungsfälle, die dir ab morgen Zeit sparen.